1. Cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận LEED
Hiện nay, GBCI (Green Business Certification Institute – Viện Chứng nhận Doanh nghiệp xanh) là cơ quan được Hội đồng Công trình xanh của Hoa Kỳ (U.S. Green Building Council) giao nhiệm vụ tiếp nhận và thẩm định hồ sơ để cấp chứng nhận LEED.
2.Trình tự, thủ tục đăng ký đăng cấp chứng nhận LEED
Thủ tục cấp chứng nhận LEED có tính chất tự đánh giá: phía chủ đầu tư và đội ngũ của mình sẽ thu thập và cung cấp các tài liệu chứng minh dự án thỏa mãn các điều kiện tương ứng với chứng nhận đã chọn; tổ chức GBCI chỉ thẩm định dự án thông qua hồ sơ do chủ đầu tư cung cấp để quyết định có cấp chứng nhận hay không (GBCI không thực hiện việc thẩm định trực tiếp tại khu vực dự án).
Bước 1: Đăng ký dự án
Thủ tục xin cấp chứng nhận LEED được bắt đầu bằng việc chủ đầu tư hoặc cá nhân khác có thẩm quyền thực hiện thủ tục đăng ký dự án trên trang web chính thức của GBCI và chọn loại chứng nhận muốn đăng ký cho dự án, xác nhận việc đăng ký dự án trên cơ sở dữ liệu của GBCI.
Thời điểm đăng ký dự án: Thông thường, chủ đầu tư được khuyến khích đăng ký dự án từ giai đoạn thiết kế/lên kế hoạch. Điều này sẽ giúp chủ đầu tư cũng như các nhà thầu, các bên có liên quan xác định trước các điều kiện dự án cần đáp ứng, cùng nhau tiến hành khảo sát nơi dự kiến thi công, xác định các tiềm năng mà dự án có thể tận dụng tại khu vực dự kiến thi công, và thảo luận để thống nhất phương án thiết kế, thi công nhằm đảm bảo dự án sẽ đạt được các tiêu chí LEED mà chủ đầu tư đã chọn.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ để yêu cầu thẩm định dự án
Chủ đầu tư và các bên có liên quan thu thập, chuẩn bị và cung cấp các tài liệu để chứng minh việc đảm bảo các yêu cầu được nêu tại bảng tiêu chí. Tương ứng với loại chứng nhận mà chủ đầu tư đã quyết định chọn, chủ đầu tư sẽ được biết về những tiêu chí và yêu cầu cụ thể của mỗi tiêu chí mà dự án cần đáp ứng. Dựa vào ưu tiên của dự án, chủ đầu tư có thể chọn các yêu cầu nhất định của chứng nhận mà dự án dự kiến sẽ thỏa mãn và giao cho từng thành viên trong nhóm thực hiện dự án (đơn vị tư vấn thi công, kỹ sư từ các lĩnh vực điện, cơ khí, kiến trúc sư,…) trách nhiệm cung cấp các tài liệu cần thiết cho tổ chức thẩm định. Khác với trình tự thực hiện dự án thi công bình thường với các giai đoạn thiết kế – đấu thầu – thi công và các bên liên quan làm việc tương đối độc lập với nhau, quá trình thực hiện dự án LEED cần có sự phối hợp đồng bộ, chặt chẽ hơn giữa các bên thực hiện dự án.
Bước 3: Thẩm định hồ sơ
Thời hạn nộp hồ sơ để thẩm định: không quá 2 năm sau khi công trình đã được hoàn thành cơ bản (đối với dự án LEED thiết kế và xây dựng – LEED BD+C và LEED ID+C); trong vòng 60 ngày kể từ khi hết khoảng thời gian vận hành được dùng để xét cấp chứng nhận (đối với dự án LEED vận hành và bảo trì – LEED O+M).
Quá trình thẩm định bắt đầu từ khi chủ đầu tư nộp hồ sơ đã chuẩn bị cho cơ quan thẩm định. Cơ quan thẩm định sẽ tiến hành đánh giá sơ bộ hồ sơ và phản hồi kết quả cho chủ đầu tư (bao gồm các điều kiện tiên quyết và các yêu cầu dự án đã đáp ứng). Chủ đầu tư có thể đồng ý và chấp nhận kết quả trên làm kết quả chính thức hoặc tiếp tục chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ, phản hồi với cơ quan thẩm định. Sau khi nhận được hồ sơ, cơ quan thẩm định sẽ tiến hành thẩm định và có phản hồi đến chủ đầu tư. Kết quả được gửi đến chủ đầu tư trong trường hợp này là kết quả chính thức. Căn cứ vào mức độ đáp ứng các điều kiện mà chứng nhận yêu cầu, GBCI quyết định cấp chứng nhận cho dự án hay không.
Đối với trường hợp xin cấp chứng nhận LEED BD+C và LEED ID+C, chủ đầu tư có quyền chọn nộp hồ sơ, hoặc thẩm định một lần vào thời điểm công trình đã hoàn thành việc thi công để thẩm định trong từng giai đoạn thiết kế và thi công.
3. Thời hạn của chứng nhận LEED
Chứng nhận LEED O+M có thời hạn 3 năm và chủ đầu tư có thể nộp hồ sơ yêu cầu cấp lại chứng nhận. Trong khi đó, các chứng nhận LEED BD+C và LEED ID+C không có thời hạn.